Privacyverklaring

1. Inleiding

North Axis hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en handelt daarbij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

In deze privacyverklaring leggen wij helder en transparant uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, op welke rechtsgrond, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij deze delen en welke rechten u heeft. Deze verklaring is specifiek opgesteld voor de zakelijke dienstverlening (B2B) en website van North Axis.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt, is:

Voor alle vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres. Vermeld in uw bericht duidelijk dat het een privacyverzoek betreft, zodat wij uw verzoek snel en correct kunnen behandelen.

3. Toepassingsgebied

North Axis richt zich voornamelijk op zakelijke opdrachtgevers (B2B). Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• het gebruik van onze website (north-axis.nl en aanverwante domeinen);
• contact met ons via het contactformulier, e-mail of telefoon, in het bijzonder door contactpersonen namens bedrijven of organisaties;
• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met zakelijke opdrachtgevers;
• de uitvoering van onze diensten bij of voor bedrijven en organisaties, waaronder winkel- en magazijnondersteuning, IT- en netwerkondersteuning, lichte administratie en evenementenhulp;
• onze administratie, facturatie en wettelijke verplichtingen.

Deze verklaring is niet van toepassing op websites of diensten van derden waarnaar wij verwijzen of waarmee u zelf contact opneemt. Indien in uitzonderlijke gevallen gegevens van particulieren worden verwerkt, gelden eveneens de bepalingen uit deze verklaring.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

4.1 Gegevens via de website

• Contactformulier: naam, e-mailadres, onderwerp (optioneel) en inhoud van uw bericht.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, besturingssysteem, datum en tijd van bezoek, bezochte pagina's en verwijzende URL. Deze gegevens worden doorgaans automatisch verwerkt door onze hostingprovider in serverlogbestanden.

4.2 Gegevens bij direct contact

• E-mail en telefoon: naam, functie, zakelijke e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KVK- of BTW-nummer (indien verstrekt) en de inhoud van uw communicatie.

4.3 Gegevens bij zakelijke dienstverlening (B2B)

Wanneer uw bedrijf of organisatie ons inschakelt als opdrachtgever, kunnen wij onder meer verwerken:

• naam, functie en contactgegevens van contactpersonen;
• bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, vestigingsadres, KVK- en BTW-nummer);
• opdracht- en factuurgegevens, betalingsinformatie en correspondentie;
• planning, werktijden en overige gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht;
• eventuele aanvullende gegevens die u ons verstrekt in het kader van de samenwerking.

4.4 Gegevens bij IT-dienstverlening

Bij IT-, netwerk- en systeembeheer kan het voorkomen dat wij toegang krijgen tot systemen, bestanden of gegevens van u of uw organisatie. In dat geval verwerken wij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden en bewaren ze niet langer dan nodig, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Indien wij in dat kader gegevens verwerken in opdracht van u als opdrachtgever, kan een aanvullende verwerkersovereenkomst van toepassing zijn.

4.5 Bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken in principe geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of strafrechtelijke antecedenten). Mocht u dergelijke gegevens onbedoeld met ons delen, dan zullen wij deze niet actief gebruiken en zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

5. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor onderstaande doeleinden en op basis van de daarbij genoemde rechtsgrond uit de AVG:

Wij gebruiken uw gegevens niet voor commerciële profiling, geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen, of doeleinden die niet verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten:

• Contactverzoeken zonder opdracht: maximaal 12 maanden na afhandeling, tenzij een langere bewaartermijn gerechtvaardigd is (bijvoorbeeld bij een lopend geschil).
• Contract- en opdrachtgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar, conform fiscale en administratieve bewaarplichten.
• Factuur- en betalingsgegevens: 7 jaar conform de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
• Serverlogbestanden: doorgaans maximaal 30 dagen, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiligingsonderzoek.
• IT-ondersteuningsgegevens: niet langer dan nodig voor de opdracht, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Mogelijke categorieën ontvangers:

• Hosting- en IT-dienstverleners die onze website en e-mail faciliteren;
• Administratie- en boekhoudpartijen voor facturatie en belastingaangifte;
• Overheidsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld Belastingdienst of KVK);
• Juridische adviseurs bij geschillen of juridische procedures, voor zover noodzakelijk.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst. Deze partijen mogen uw gegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies en met passende beveiligingsmaatregelen.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij streven ernaar uw gegevens binnen de EER te verwerken. Indien gegevens toch buiten de EER worden verwerkt — bijvoorbeeld door gebruik van bepaalde online diensten — zorgen wij voor een passend beschermingsniveau conform de AVG, bijvoorbeeld via standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

Onze website maakt gebruik van Google Fonts. Bij het laden van lettertypen kan uw IP-adres worden doorgegeven aan Google LLC (Verenigde Staten). Google heeft zich gecommitteerd aan de EU-US Data Privacy Framework-standaarden. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Google.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• beveiligde verbindingen (HTTPS/SSL) op onze website;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens op need-to-know-basis;
• gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie;
• regelmatige beoordeling van onze beveiligingsmaatregelen;
• zorgvuldige omgang met gegevens bij IT-opdrachten bij klanten.

Geen enkele methode van verzending via internet of elektronische opslag is 100% veilig. Mocht er desondanks een datalek optreden dat waarschijnlijk een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij dit tijdig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, aan u.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt op dit moment geen gebruik van tracking- of marketingcookies en plaatst geen cookies voor analytische doeleinden via tools zoals Google Analytics.

Er kunnen wel functionele of technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt door onze hostingprovider of door het laden van externe bronnen (zoals lettertypen). Deze verwerking is beperkt tot wat nodig is voor het correct tonen en beveiligen van de website.

Mocht North Axis in de toekomst cookies of vergelijkbare technieken gaan gebruiken, dan zullen wij deze privacyverklaring aanpassen en, indien wettelijk vereist, vooraf uw toestemming vragen via een cookiebanner.

11. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt verzoeken om tijdelijk minder met uw gegevens te doen.
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt verzoeken om gegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerd formaat te ontvangen, voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en automatisch plaatsvindt.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief tegen direct marketing (indien van toepassing).
• Recht om toestemming in te trekken: als verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

U kunt uw verzoek indienen via info@north-axis.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand op uw verzoek. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij informeren u hierover tijdig.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek uitvoeren.

12. Klacht indienen

Bent u van mening dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

13. Verplichting tot verstrekken van gegevens

Voor het gebruik van ons contactformulier of het aangaan van een overeenkomst zijn bepaalde gegevens noodzakelijk. Zonder deze gegevens kunnen wij uw verzoek niet of niet volledig behandelen. Wettelijke verplichtingen (zoals bij facturatie) kunnen eveneens vereisen dat bepaalde gegevens worden verstrekt en bewaard.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

North Axis neemt geen besluiten over u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, inclusief profiling, die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen.

15. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn gericht op zakelijke contactpersonen en volwassenen die namens een bedrijf of organisatie handelen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Indien u vermoedt dat wij zonder toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij deze gegevens kunnen verwijderen.

16. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening, wetgeving of technische inrichting van de website. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Bij wezenlijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de verwerking van uw gegevens, informeren wij u waar passend via de website of per e-mail.

17. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact op: